Los dueños de emprendimientos saben que las inspecciones laborales representan una instancia clave para las pequeñas y medianas empresas (pymes). Si bien su objetivo es fiscalizar el respeto a los derechos laborales y las condiciones de trabajo, para muchos emprendedores estas visitas generan inquietud, especialmente cuando no existe claridad sobre los aspectos que serán revisados ni sobre cómo prepararse adecuadamente.
Las pymes cumplen un rol central en la economía chilena, concentrando una parte significativa del empleo formal. Sin embargo, suelen operar con estructuras administrativas acotadas, lo que en algunos casos dificulta mantener un control riguroso y actualizado de toda la documentación exigida por la normativa laboral. En ese contexto, la prevención y el orden interno aparecen como factores clave para enfrentar una fiscalización sin contratiempos.
De acuerdo con Patricio Gana, director ejecutivo de AK Contadores, existen ciertos elementos que los inspectores laborales revisan de manera recurrente durante una fiscalización. “Contratos de trabajo, debidamente firmados y registrados. Jornadas laborales, con registro de asistencia firmado (entrada y salida) y cálculo de horas finales, pactos de horas extras si aplican. Liquidaciones de sueldo o comprobantes de pago. Seguridad laboral: uso de equipos de protección personal y señalización de salidas de emergencia, pago de cotizaciones. Reglamento interno”, detalla.
La ausencia o desactualización de alguno de estos documentos puede derivar en observaciones o sanciones, por lo que mantenerlos al día resulta fundamental. No obstante, muchas pymes creen que para cumplir con la normativa es necesario recurrir a auditorías externas costosas, lo que no siempre es así.
Según explica Gana, existen alternativas accesibles para verificar el cumplimiento laboral sin incurrir en grandes gastos. “Realizando una auditoría interna mediante un check list con lo esencial que la empresa debe mantener, informándose en la Dirección del Trabajo y participando en charlas gratuitas que esta imparte o en cursos gratuitos disponibles a través de SENCE”, señala.
Documentación básica a tener en consideración
Otro punto clave es la organización de la documentación, especialmente considerando que las inspecciones pueden realizarse sin previo aviso. Contar con la información ordenada y disponible no solo facilita el proceso, sino que también transmite una señal positiva al fiscalizador.
En ese sentido, el especialista indica que es fundamental tener siempre a mano la documentación básica exigida por la ley. “Principal documentación contractual y pagos, además de charlas básicas y/o capacitaciones requeridas por la ley (ejemplo Ley Karin). Siendo muy organizado con la documentación: lo esencial es contar con una carpeta virtual y física por cada trabajador, con toda la documentación debidamente firmada, y mantener un registro de asistencia ordenado”, afirma.
Pese a las medidas preventivas, es posible que una inspección detecte algún incumplimiento o falencia administrativa. Frente a este escenario, actuar con rapidez y criterio puede marcar una diferencia importante en el resultado del proceso.
“Los fiscalizadores laborales permiten subsanar en el acto o en un corto plazo la documentación faltante como, por ejemplo; anexos sin firma o ajustes generales del contrato, depende del criterio del fiscalizador”, explica Gana. Agrega que “lo recomendable es regularizar en el momento de entrega de acta de inspección (si es posible) entregando pruebas de los elementos regularizados”.
Asimismo, advierte que buscar apoyo especializado puede resultar una inversión más que un gasto. “Siempre es recomendable asesorarse por profesionales, ya que las multas superan ampliamente los honorarios que cobramos empresas especializadas”, puntualiza.
Subestimar la fiscalización
Más allá de los aspectos formales, uno de los principales riesgos para las pymes es subestimar la probabilidad de ser fiscalizadas. Según el director ejecutivo de AK Contadores, este es uno de los errores más frecuentes. “El error más común es creer que no te van a fiscalizar nunca y relajarse en materias de cumplimiento laboral. Una inspección periódica ayuda notablemente a disminuir riesgos”, sostiene.
A ello se suman falencias administrativas que, si bien pueden parecer menores, suelen concentrar las sanciones más relevantes. “Dentro de los errores más comunes está no contar con la documentación debidamente firmada o disponible para el inspector. No tener al día sus obligaciones de pago, ya sea previsionales o de sueldos. No tener comprobantes de vacaciones y/o permisos firmados”, enumera.
En este sentido, Gana subraya que muchas empresas cumplen con la normativa en lo esencial, pero fallan en el respaldo administrativo. “Las empresas en general cumplen, pero tienen deficiencias administrativas y falta de orden interno que respalden sus operaciones. En los detalles están las multas más relevantes”, concluye.
