Más puntualidad, duración limitada: Las 10 ventajas de las videoconferencias según un reconocido asesor de comunicación

El español Antoni Gutiérrez-Rubí identificó los puntos a favor de la nueva forma de comunicarse que se impuso con la pandemia del coronavirus y que, según muchos, llegó para quedarse.

29 de Julio de 2020 | 11:04 | Redactado por M. Francisca Prieto, Emol

Incluso la reina Isabel II ha participado en videoconferencias durante la crisis sanitaria provocada por el coronavirus.

Reuters
En los últimos meses, el teletrabajo se impuso para muchos como "la" manera de desarrollar sus labores profesionales sin poner en riesgo su salud y la de otros debido a la pandemia del coronavirus. Y en ese contexto, las videoconferencias reemplazaron a las reuniones presenciales, una tendencia que para muchos llegó para quedarse.

Según Antoni Gutiérrez-Rubí, un reconocido asesor de comunicación y consultor político español, las videoconferencias se convirtieron en las "nuevas tarjetas de presentación" de las personas. "El selfie era posado. El video es secuencia y relato audiovisual. Y, en ese contexto, la iluminación o la indumentaria se suman a la gestualidad, a la expresión facial, la forma de mirar, el movimiento o no de las manos y a la actitud postural como elementos clave de nuestra comunicación a través de las pantallas", sostuvo el experto en su sitio web en abril pasado.

Tres meses después y con millones de videoconferencias realizadas por la misma cantidad de personas en todo el mundo, Gutiérrez-Rubí compartió en su cuenta de Twitter lo que a su juicio son las diez ventajas de esta forma de comunicación, siendo la primera un aumento en la puntualidad.

"El cumplimiento riguroso de las convocatorias es un hecho. Los tradicionales 5, 10 o 15m de charla previa o de retrasos culturalmente aceptables se acaban... Ya no hay excusas. La impuntualidad penaliza mucho", señaló.

Asimismo, según el experto, con las videoconferencias la duración de las reuniones está limitada muchas veces por las mismas plataformas y, además, se debe fijar "con claridad el tiempo de finalización". "Todo ello redunda en una mejor planificación previa y posterior. Adiós a lo interminable", afirmó.

Una tercera ventaja de las videoconferencias es la posibilidad de hacer pre y post reuniones. En este sentido, a juicio de Gutiérrez-Rubí, "empezar antes con un grupo de los convocados o quedarse un momento luego, agiliza mucho las dinámicas y optimiza los tiempos. También predispone mejor a los equipos en la fase previa y de seguimiento".

En cuarto lugar, el asesor de comunicación considera las videoconferencias como más "democráticas". "Ya no hay lugares 'pre asignados' para sentarse y que reproducen jerarquías culturales u organigramas reales. La democratización del espacio visual elimina cabeceras y lugares preferenciales con sus códigos de poder", agregó.

Aunque parezca algo obvio, otro punto a favor de las videoconferencias es que con ellas se evitan los desplazamientos. Esto, según el experto, ayuda a gestionar mejor los tiempos y las agendas, haciendo que todo sea más económico, más rápido y más simple.

A juicio del asesor de comunicación, los chats que ofrecen las plataformas de videoconferencia, son un aporte en el sentido de que permiten diseñar acuerdos o resolver dudas sin tener que intervenir. "Añaden precisión al poder completar con datos y enlaces la información que se está discutiendo", agregó.

Como séptima ventaja de las videoconferencias, Gutiérrez-Rubí indicó que estas permiten "diseñar nuestro look". "La posibilidad de difuminar el contorno o tunear los fondos con los filtros, es un recurso que posibilita la sobriedad y la concentración. También los fondos permiten aflorar otros elementos de identidad personas o corporativa", explicó.

Asimismo, la opción de pedir la palabra digitalmente, permite a quien dirige la reunión organizar bien los tiempos y que todos los asistentes vean las palabras solicitadas. "Es un buen recurso: simple, ordenado y ajustado", sostuvo.

Gutiérrez-Rubí también destaca como un "gran éxito", la posibilidad de compartir documentos y pantallas. "Permite diseñar presentaciones muy medidas y pensando en los diferentes soportes de los asistentes. Además, mientras se hace la exposición, los participantes pueden buscar más información de manera autónoma", señaló.

Finalmente, la última ventaja de las videoconferencias según el experto, es que permiten las multitareas, es decir, paralelamente los asistentes pueden revisar su correo o navegar por internet, "sin parecer 'ausente' o desinteresado". "Todas estas posibilidades, bien gestionadas, pueden mejorar la eficacia y la simultaneidad", concluyó el asesor de comunicación español.
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