Gestionar las rendiciones de gastos sigue siendo uno de los procesos más engorrosos dentro de las empresas chilenas. Boletas extraviadas, formularios incompletos, aprobaciones que tardan semanas y cierres de mes colapsados son parte del día a día de los equipos de Finanzas y Recursos Humanos.
En muchas compañías, este tipo de trámites todavía depende de procesos manuales que consumen tiempo y generan errores, especialmente cuando se acumulan solicitudes a fin de mes o cuando los trabajadores deben reunir respaldos físicos para justificar gastos laborales.
Frente a este escenario, Buk —
software de gestión de personas y finanzas con presencia en varios países de Latinoamérica — lanzó este 1 de junio un nuevo
módulo de Rendiciones, orientado a digitalizar y simplificar la gestión de gastos dentro de las empresas.
De acuerdo con cifras de la compañía, una rendición hecha de forma manual puede tardar hasta diez minutos por solicitud, mientras que con herramientas automatizadas ese tiempo puede reducirse a menos de un minuto, agilizando tanto el ingreso de información como las revisiones y aprobaciones.
La herramienta permite registrar, aprobar y procesar gastos desde una misma plataforma, integrando a colaboradores, jefaturas y equipos de Finanzas en un solo flujo de trabajo. Entre sus funciones se incluyen la carga digital de boletas, seguimiento de estados y centralización de la información para facilitar el control y los cierres administrativos.
Un solo lugar para todo
Desde Buk destacan que uno de los principales diferenciadores de esta solución frente a otras disponibles en el mercado no solo está en la amplitud de sus funcionalidades, sino también en su integración, ya que a diferencia de muchas plataformas de rendiciones que operan de manera independiente y requieren accesos separados, el nuevo módulo funciona de forma nativa dentro del ecosistema de Gestión de Personas y Finanzas de la compañía, permitiendo centralizar procesos en una sola plataforma.
En la práctica, esto permite que un trabajador pueda fotografiar una boleta y enviarla desde cualquier dispositivo para iniciar su rendición en pocos segundos, sin necesidad de descargar aplicaciones adicionales ni crear nuevas credenciales de acceso.
A partir de ahí, el flujo continúa de manera integrada: la jefatura recibe automáticamente la solicitud para su aprobación y el área de Finanzas puede revisarla, validarla y gestionar el pago desde la misma plataforma, manteniendo toda la información centralizada.
"La mayoría de las empresas ya tienen un sistema de RRHH. El problema es que luego necesitan otra plataforma para las rendiciones, otra para los pagos y otra para la contabilidad. Eso genera fricción, errores y una adopción muy lenta", explica Catalina Le Blanc, Country Manager de Buk Chile.
"Nuestra apuesta es que todo ocurra en un solo lugar, con la misma experiencia que el equipo ya conoce y el sello de calidad Buk", añade la ejecutiva.
Dos planes según el nivel de control que necesita cada empresa
El módulo se lanza con dos versiones. La primera se denomina “Rendiciones Esencial” y está orientada a empresas pequeñas y medianas que buscan digitalizar y ordenar su proceso de gastos. Esta versión permite registrar comprobantes desde cualquier dispositivo, centralizar las aprobaciones y generar nóminas de pago listas para ejecutar.
La segunda versión, denominada “Rendiciones Pro”, incorpora herramientas de control preventivo pensadas para empresas medianas y grandes con operaciones más complejas. Entre sus funciones se incluyen políticas automáticas de gasto con topes por categoría y colaborador, trazabilidad de fondos por rendir e integración directa con sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), evitando el traspaso manual de información contable.
El impacto en las personas, no solo en los números
Más allá de la eficiencia operativa, Buk apunta a un problema que pocas empresas miden: el efecto que tienen las rendiciones mal gestionadas sobre la experiencia del colaborador. Los retrasos en los reembolsos, la incertidumbre sobre el estado de una rendición y la pérdida de boletas son fuentes de fricción cotidiana que afectan la percepción que los trabajadores tienen de su empleador.
No obstante, gracias a este nuevo módulo, el colaborador puede hacer seguimiento en tiempo real del estado de su rendición y recibir su reembolso de forma más ágil, sin depender de correos ni de llamados al área de Finanzas.
