Asumir diferentes roles al mismo tiempo es una de las principales particularidades que caracterizan a una pyme. Y aunque muchas veces generan beneficios para la operación de la empresa, también puede transformarse en un riesgo si es que no existen funciones claramente definidas.
La falta de claridad en las responsabilidades no solo genera desorden operativo, sino que puede afectar directamente la viabilidad del negocio. Así lo advierte, Hernán Leal, CEO de Fastco Group, firma de BPO (Business Process Outsourcing), quien señala que “puede ser limitante o incluso fatal para cualquier empresa. En todas las organizaciones los roles tienen que estar claros aun cuando está compuesta por una o dos personas en un comienzo”.
Para Matías Montero, administrador de Empresas, “cuando no hay responsables claros, las tareas se diluyen, se duplican esfuerzos o simplemente no se ejecutan. Esto termina afectando la productividad, generando atrasos y debilitando la capacidad de respuesta de la empresa frente a sus clientes”.
En ese sentido, Leal recalca la importancia de que incluso en microempresas deben existir funciones básicas bien asignadas, como las áreas comercial, finanzas, contabilidad, producción o logística, aunque una misma persona cumpla más de una.
Ordenar sin perder flexibilidad
Uno de los principales desafíos para las pymes es estructurarse sin perder agilidad. Para Leal, “el orden tiene que comenzar por el CASH. Las empresas crecen o desaparecen por el manejo de su flujo de caja. Para mí el CASH es el KING de la empresa”.
Montero complementa que “cuando una pyme entiende que la caja es lo primero, puede definir mejor sus prioridades, asignar recursos de forma más eficiente y sostener la operación incluso en escenarios complejos”.
Esto implica priorizar la gestión financiera como eje central, seguida por el foco en clientes y trabajadores, considerados pilares para la continuidad del negocio.
Metas claras y responsables definidos
Más allá de la estructura formal, los expertos dicen que la clave está en cómo se asignan las tareas. En equipos pequeños, la claridad se logra estableciendo objetivos concretos y responsables visibles.
“Lo fundamental en las organizaciones es perseguir metas u objetivos concretos: un número (volumen de venta, unidades de producción, productos entregados, etc.) en un plazo determinado (diario, mensual, anual, etc.) con un responsable claramente definido”, comenta Leal.
Y en esa misma línea, uno de los problemas más frecuentes en pymes es la duplicación de tareas o, por el contrario, funciones que nadie asume. Esto impacta directamente en la productividad y en la toma de decisiones.
“Las zonas grises se evitan cuando cada función tiene metas concretas y asignadas a personas definidas que son responsables por ellas”, sostiene el ejecutivo de Fastco Group.
En la práctica, esto se traduce en definir quién hace qué, con qué objetivo y en qué plazo, evitando así vacíos en los cargos.
¿Cuándo formalizar la estructura?
Aunque muchas pymes postergan la formalización de roles hasta crecer, los expertos destacan que este proceso debe comenzar desde etapas tempranas.
“Si no se establecen responsabilidades desde el inicio, la empresa arrastra desorden a medida que crece, lo que complica la coordinación y la toma de decisiones”, afirma Montero.
Para Leal, en tanto, “aunque la empresa sea muy pequeña, debe estar formalizada la asignación de metas y responsabilidades de todas las funciones”, afirma, agregando que el fortalecimiento de la estructura dependerá de la disponibilidad de recursos. “El momento en que puedes reforzar la estructura es cuando tengas el CASH para hacerlo”, sentencia.
