A menudo, la productividad y la eficacia en el trabajo se logran a través de una buena organización y priorización de tareas. Con los recientes cambios en la agilidad empresarial y el aumento del teletrabajo, las organizaciones están adoptando estrategias para mejorar la eficiencia en sus procesos y adaptarse a los nuevos modelos emergentes.
Actualmente, hay muchos métodos y herramientas que pueden ayudar a lograrlo. Uno de los más conocidos es el método Kanban. El término "Kanban" significa "tarjeta visual" en japonés, y su uso se remonta a la década de 1940 en las fábricas de Toyota. Fue desarrollado por Taiichi Ohno como una forma de mejorar la eficiencia y la producción just-in-time (JIT). Hoy en día, esta metodología se ha adaptado para su uso en una variedad de industrias más allá de la manufactura, incluyendo tecnología, servicios y desarrollo de software, indican los expertos.
“Lo que busca esta metodología es entender cuál es el flujo de trabajo que se debe desarrollar para lograr cierto objetivo, desglosarlo en tareas y darle la confianza a los equipos para que puedan ir tomando cada una de estas actividades e irlas desarrollando y ejecutando para que sea eficiente”, señaló Luz Correa, Agile Coach de Raven -empresa experta en transformación digital-.
¿Cómo funciona?
El método se basa en la visualización del flujo de trabajo a través de un tablero Kanban, que está dividido en columnas que representan diferentes etapas de un proceso. Cada tarea o trabajo pendiente se escribe en una tarjeta y se mueve de una columna a otra a medida que progresa. Las columnas típicas pueden incluir "Por hacer", "En progreso" y "Completado", aunque pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada equipo.
Como estrategia, es importante comenzar con un proceso pequeño, usar un tablero visible para todos los colaboradores, involucrar a todo el equipo y definir de manera correcta las reglas del juego, explicó Jefferson Williams, experto en tecnología, lead manager de Zenta Group -servicios en materia de desarrollo tecnológico-.
“Deben existir definiciones claras de cuando una tarea está completada, la capacidad del tablero, definir los estados y los tipos de tarjetas y las métricas para poder mejorar. Todo esto es la forma, pero se debe entender que tener una mentalidad abierta es la base para generar participación, eso es el fondo”.
Jefferson Williams, experto en tecnología, lead manager de Zenta Group
Hoy en día, la mayoría de los tableros Kanban son virtuales, con columnas que representan las etapas del trabajo. "Algunas de las plataformas más usadas para implementar este método son Monday, Jira o Trello, pero si no es posible, incluso puede ser un tablero físico dibujado en una pizarra con post-its como tarjetas. Lo importante es usar lo que tengas a la mano", señaló el vocero de Zenta Group.
Beneficios del método japonés
Jefferson Williams, asegura que los principales beneficios incluyen la mejora en la planificación del trabajo, el aumento de la agilidad y la eficiencia en la gestión y realización de tareas. Además, aplicar un sistema Kanban ofrece muchas otras ventajas:
Visualización clara del trabajo: Esto permite a los equipos ver todas las tareas pendientes, en progreso y completadas en un solo vistazo, facilitando la identificación de cuellos de botella y áreas de mejora.
Mejora de la eficiencia: Al limitar el trabajo en progreso (WIP), el método Kanban ayuda a los equipos a centrarse en completar tareas antes de comenzar nuevas. Esto reduce la multitarea y mejora la eficiencia general del equipo.
Flexibilidad y adaptabilidad: Es un sistema altamente flexible que se puede adaptar a las necesidades cambiantes del equipo o del proyecto. No requiere una reestructuración completa de los procesos existentes, lo que facilita su implementación.
Mejora continua: Kanban fomenta la filosofía Kaizen de mejora continua. Al proporcionar una visión clara del proceso, los equipos pueden identificar áreas de mejora y realizar ajustes incrementales para optimizar el flujo de trabajo.
Transparencia y colaboración: La naturaleza visual de Kanban promueve la transparencia y la colaboración dentro del equipo. Todos los miembros pueden ver el estado del trabajo y contribuir al progreso del proyecto de manera efectiva.
Reducción de tiempos de entrega: Al mejorar la eficiencia y eliminar los cuellos de botella, Kanban puede reducir significativamente los tiempos de entrega de productos y servicios, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
Estrategias para implementar metodologías ágiles
Desde Raven, se recomiendan las siguientes estrategias para implementar este método y potenciar la productividad en el entorno laboral:
Evaluación del estado actual de la compañía:
Es necesario comenzar con una comprensión profunda del estado actual de la compañía. Esto implica evaluar el modelo de liderazgo, la gestión de personas y equipos, los modelos de trabajo existentes, y los objetivos organizacionales. Es fundamental identificar cómo está estructurada la compañía para alcanzar estos objetivos y entender el punto de partida desde el cual se iniciará la transformación.
Construcción de equipos orientados a objetivos:
Una vez comprendida la situación actual, se debe identificar a las personas clave que serán fundamentales en el proceso de cambio. Estas personas ayudarán a guiar la transición hacia metodologías ágiles.
El siguiente paso es definir la mejor forma de construir equipos que se alineen con los objetivos de negocio, lo que puede implicar ajustes en la estructura organizacional. Además, es necesario capacitar a líderes y colaboradores para que puedan generar conversaciones sobre nuevas formas de trabajo y aprender a implementar metodologías ágiles en el día a día.
Entender el proceso de transición:
Finalmente, es importante reconocer que la transición a metodologías ágiles no es un proceso rápido. “Dependiendo del tamaño de la compañía, este proceso puede extenderse desde 13 meses hasta cinco años. Más que una metodología, es una forma de pensar sobre cómo hacer las cosas, por lo que es crucial apoyar a las personas durante este período de cambio”, finalizó Luz Correa.
