El inicio de un nuevo año suele ser uno de los períodos más desafiantes para las pequeñas y medianas empresas. A la planificación financiera y comercial, se suman factores como vacaciones, menor disponibilidad de personal y cambios en la demanda de productos y servicios por el verano.
En ese contexto, expertos destacan en que anticiparse, ordenar procesos y apoyarse en datos y tecnología puede marcar la diferencia entre partir con claridad o enfrentar meses de improvisación.
Para Julio Guzmán, CEO de AgendaPro (firma de agendamiento de citas), el comienzo del año es el momento indicado para revisar las bases del negocio. “Es el mejor momento para ‘ordenar la casa’ y revisar cuatro áreas clave: finanzas (flujo de caja y compromisos), personas (disponibilidad y roles), ventas (desempeño de canales) y operaciones (agendamiento, pagos, inventario y cierre contable)”, dice.
Hacer este diagnóstico con anticipación evita improvisaciones en enero, un mes considerado “complejo” por el experto, y “permite partir con metas claras, presupuesto definido y procesos alineados para enfrentar la estacionalidad”.
De esta manera, esta revisión inicial permite a las empresas detectar brechas antes de que se transformen en problemas estructurales, especialmente en un período en que muchas decisiones se toman con menos personal disponible.
Planificación laboral y presupuestaria
Uno de los principales focos de preocupación para las pymes durante el primer trimestre es la carga laboral y el presupuesto de recursos humanos. Guzmán sostiene que la clave está en mirar el desempeño pasado con datos concretos. “Las pymes pueden partir revisando datos del año anterior para proyectar su demanda (como niveles de reservas, servicios de mayor rotación y peaks horarios), lo que facilita definir una carga laboral realista. Este análisis permite también ajustar metas y presupuesto de RR.HH. en ciclos trimestrales, evitando rigideces en un contexto incierto”, asegura.
A partir de ese análisis, agrega, es posible ordenar vacaciones, reforzar funciones críticas y anticipar apoyos temporales si la actividad lo requiere, reduciendo las complejidades en los meses de verano.
Tecnología e inteligencia artificial
Desde la mirada tecnológica, Marcos Westphalen, Director para Latinoamérica hispanohablante de Google Customer Solutions, advierte que modernizar procesos en las empresas ya no es opcional. “Es esencial para mantener la competitividad en un entorno empresarial cada vez más dinámico”, destaca.
En esa línea, resalta el impacto de la IA generativa en productividad y eficiencia. “El 75% de los usos de esta herramienta se destina a incrementar la productividad (McKinsey, 2023), ya que permite detectar ineficiencias y automatizar tareas repetitivas”. Esto se traduce, explica, en una mejor gestión de datos, previsión de stock y reducción de errores operativos.
“Esa capacidad se traduce directamente en mejoras operativas concretas, como la gestión de grandes volúmenes de datos, la previsión de faltantes de stock y la reducción de errores”, añade.
Westphalen subraya que la planificación del inicio de año debe considerar estas herramientas como un apoyo estructural. “Preparar el nuevo año no consiste solo en ajustar procesos internos, sino en integrar la IA en el ADN de las PyMEs para detectar debilidades operativas, ordenar datos propios y anticipar riesgos comerciales”, prosigue.
Evitar los cuellos de botella del verano
Enero y febrero suelen concentrar los principales “cuellos de botella” del año. Para Guzmán, la prevención pasa por digitalizar procesos críticos. “La mejor forma de prevenir los problemas típicos de enero y febrero es apoyarse en datos y automatización. Herramientas como reservas online, recordatorios automáticos y reportes de ocupación ayudan a ordenar la carga diaria, reducir no-shows y ajustar turnos según la demanda real”.
Westphalen concuerda con esta visión y plantea que la IA permite desacoplar productividad y presencia física. “Se trata de lograr que la IA actúe como un ‘piloto automático’ sofisticado. La IA automatiza las tareas repetitivas, liberando a los profesionales para que se centren en la estrategia y la creatividad”, lo que puede traducirse, según indica, en eficiencias operativas significativamente mayores.
Comunicación y alineamiento de equipos
Más allá de la planificación y la tecnología, la comunicación interna aparece como un factor decisivo. Guzmán afirma que “un buen inicio de año depende en gran medida de la comunicación interna. Reuniones breves y estructuradas permiten que todos conozcan las metas, sus responsabilidades y los indicadores que se medirán durante el trimestre”.
Westphalen hace énfasis en el rol del liderazgo, puesto que es considerado clave en las empresas medianas y pequeñas. “La clave para la claridad de los objetivos reside en explicar muy bien el porqué de lo que hacemos, vinculando la estrategia macro con el rol individual de cada persona. En tiempos de incertidumbre, es vital ‘hacer explícito lo implícito’ para que nadie dude de su función”.
Evaluar el año anterior para partir mejor
La revisión del desempeño previo es otro paso que no se puede saltar. Guzmán recomienda partir desde métricas concretas. “La evaluación del año anterior debe partir de los datos: ticket promedio, niveles de ocupación, ventas por profesional, tiempos muertos y no-shows. Estas métricas permiten entender qué funcionó y dónde existen oportunidades de mejora”, enfatiza.
En la misma línea, Westphalen destaca el valor de analizar la información interna para tomar decisiones basadas en evidencia y no en intuición, especialmente al definir ajustes en procesos, capacitación o estrategia comercial.
En un escenario económico desafiante, los expertos coinciden en que preparar el inicio de año no es solo una tarea administrativa, sino una instancia estratégica. Ordenar procesos, apoyarse en datos, fortalecer la comunicación interna y aprovechar la tecnología puede permitir a las pymes comenzar el año con mayor claridad y capacidad de adaptación.
