La llegada del verano y los períodos de vacaciones de los trabajadores pueden poner a prueba la capacidad de organización de las pequeñas y medianas empresas. A diferencia de las grandes compañías, donde los equipos amplios permiten mayor flexibilidad, en las pymes cada ausencia tiene un impacto directo en la operación diaria, la atención de clientes y el cumplimiento de plazos.
En este contexto, la planificación de vacaciones debe ser tomada como un plan estratégico. La forma en que se organizan los descansos puede marcar la diferencia entre mantener la continuidad del negocio o enfrentar retrasos, errores operativos e incluso pérdida de clientes.
Desde Perzon AI, (Software de crecimiento para consultoras de RR.HH.) su gerenta operacional, Nathaly Cornejo, señala que “la planificación anticipada de las vacaciones en las pymes no es un trámite administrativo: es una práctica estratégica de gestión de capital humano y continuidad operacional”. Según explica, anticiparse permite identificar brechas, ordenar cargas de trabajo y evitar decisiones improvisadas cuando el equipo ya está bajo presión.
Distintos estudios respaldan la importancia de un descanso bien gestionado. La evidencia muestra que los períodos de desconexión adecuados tienen efectos positivos en la salud, la creatividad y el rendimiento laboral.
En las pymes, este punto resulta especialmente relevante. “Cada rol suele absorber múltiples funciones, y una ausencia no planificada puede traducirse directamente en retrasos, errores operativos o pérdida de clientes”, advierte Cornejo. Por lo mismo, planificar con antelación no solo beneficia a las personas, sino que también fortalece la resiliencia organizacional.
Matías Montero, administrador de empresas, concuerda en este punto y afirma que “cuando las vacaciones se gestionan de forma anticipada, la empresa puede redistribuir tareas, preparar respaldos y reducir la dependencia de una sola persona, lo que permite que la operación siga funcionando sin sobresaltos, incluso en equipos pequeños”.
Funciones críticas y equipos pequeños
Uno de los principales desafíos que enfrentan las pymes al organizar vacaciones es la alta concentración responsabilidades en pocas personas. Cuando un trabajador cumple funciones críticas y se ausenta sin que existan reemplazos o procesos claros, la operación puede resultar afectada.
A esto se suma el impacto que genera la falta de descanso en los equipos. La imposibilidad de desconectarse del trabajo afecta la salud mental y física de las personas, lo que a mediano plazo puede traducirse en mayor ausentismo, menor compromiso y una menor capacidad de recuperación frente a escenarios exigentes.
Por ello, distribuir las vacaciones en equipos pequeños requiere una mirada más estructurada. Entre las medidas clave, Nathaly Cornejo recomienda:
*Mapear funciones esenciales y sus dependencias.
*Establecer roles alternos o duplicados básicos para tareas críticas.
*Escalonar ausencias para minimizar el impacto de múltiples ausencias simultáneas.
“Este enfoque no se basa solo en números, sino en proteger funciones y personas”, dice Cornejo.
Montero, en tanto, recalca que “en equipos pequeños, ordenar las vacaciones no pasa por llenar turnos, sino por asegurar que los procesos clave tengan continuidad y que las personas puedan descansar sin culpa ni presión. Cuando eso no ocurre, el costo se paga tanto en resultados como en bienestar”.
Estrategias para evitar problemas en vacaciones
Uno de los errores más comunes en la gestión de vacaciones es cubrir ausencias trasladando toda la carga de trabajo al resto del equipo, sin ajustes ni apoyos adicionales. Si bien esta práctica puede resolver el problema en el corto plazo, suele generar desgaste, estrés y errores que terminan afectando el clima laboral y la productividad.
Según Cornejo, las estrategias más efectivas son aquellas que priorizan la gestión de cargas y la salud laboral. Entre ellas, la experta destaca:
Formación cruzada y conocimiento compartido: Asegurar que más de una persona pueda realizar funciones clave reduce la dependencia excesiva y distribuye la carga. La idea es que el trabajo pueda continuar sin improvisación.
Claridad de procesos y documentación: En demasiadas pymes, la operación depende de “cómo se hace en la cabeza de alguien”. Documentar pasos esenciales reduce errores y tensiones cuando hay ausencias.
Rotación planificada con buffers de tiempo: Incluir márgenes de tiempo en los ciclos operativos evita que las cargas se acumulen desproporcionadamente sobre quienes cubren vacaciones.
Con todo, Montero hace énfasis en la importancia de la planificación, señalando que “es lo que permite que las vacaciones dejen de ser un riesgo operativo y se transformen en un proceso gestionable. Cuando se anticipan escenarios, se definen respaldos y se ajustan cargas, la pyme puede sostener su operación sin improvisar y sin tensionar a los equipos”.
