En la gestión diaria de una empresa pueden surgir situaciones en que un trabajador no cumple con las funciones, instrucciones u obligaciones que se esperan de su cargo o que están establecidas en su contrato.
Frente a estos casos, el desafío para el empleador no es solo determinar qué pasó, sino también saber cómo abordarlo, qué antecedentes reunir y qué medidas son proporcionales a la situación.
En ese sentido, para las pymes, contar con procedimientos claros y una adecuada documentación puede ser relevante. Una decisión tomada sin revisar previamente los hechos o sin suficiente respaldo puede transformar un problema pequeño en un conflicto laboral, mientras que una gestión preventiva permite enfrentar este tipo de situaciones con mayor claridad.
Joaquín Simonetti, gerente legal de DLPay (plataforma financiera chilena especializada en activos digitales), dice que “una pyme no debería reaccionar de manera automática frente a un incumplimiento” de parte del trabajador.
Según explica, “antes de tomar una medida, es recomendable revisar qué obligación se habría incumplido, cómo está establecida en el contrato, sus anexos o en el reglamento interno, y cuáles son los antecedentes concretos que permiten sostener que efectivamente existió un incumplimiento”.
Miguel Villagra, abogado laboral, concuerda con esta visión y señala que “primero hay que recabar todos los antecedentes para reaccionar de forma coherente y apegado a la ley y normativas vigentes”.
No todos los incumplimientos son iguales
Una de las primeras distinciones que debe hacer el empleador es determinar la naturaleza del incumplimiento. No es lo mismo un hecho puntual que una conducta reiterada o de mayor gravedad.
Simonetti plantea que “la diferencia está principalmente en la naturaleza y gravedad de la conducta, por lo que no recomendaría tratar todos los incumplimientos de la misma manera”.
“Un hecho puntual puede requerir una conversación, una aclaración o eventualmente una medida proporcional, mientras que una conducta grave o reiterada puede tener consecuencias distintas, dependiendo de las circunstancias y de lo que establece la normativa laboral”, agrega.
En este análisis también es relevante diferenciar entre un problema de desempeño y un incumplimiento que pueda tener consecuencias disciplinarias. Que un trabajador no alcance las expectativas de su empleador no significa que exista una infracción contractual que permita aplicar cualquier tipo de medida.
“También es importante distinguir una situación de desempeño que no cumple con las expectativas del empleador de un incumplimiento que pueda tener consecuencias disciplinarias o configurar una causal legal de término de contrato”, sostiene el experto.
Por ello, antes de tomar una decisión, recomienda considerar qué obligación se incumplió, la gravedad de los hechos, si existe reiteración, las circunstancias en que ocurrió y los antecedentes disponibles para acreditarlo.
Villagra complementa que “un aspecto adicional es considerar el contexto en que ocurrió el incumplimiento. No solo importa qué obligación no se cumplió, sino también las circunstancias que rodearon el hecho y si el trabajador tenía claridad respecto de lo que se esperaba de él. Esto permite a la empresa evaluar la situación de manera más completa y evitar que una dificultad puntual sea abordada de la misma forma que una conducta que se mantiene en el tiempo”.
La importancia de dejar registro
Una vez identificado el posible incumplimiento, la documentación pasa a ser un elemento central. Para una pyme, contar con registros claros puede ayudar a reconstruir qué se esperaba del trabajador, qué ocurrió y cómo respondió la empresa.
“Yo recomendaría que la pyme pueda construir una trazabilidad clara de la situación. Esto puede incluir el contrato y sus anexos, las funciones que fueron establecidas, las instrucciones entregadas, las comunicaciones relacionadas con el caso, los antecedentes que permitan acreditar el incumplimiento y, cuando corresponda, las advertencias o medidas adoptadas anteriormente”, señala Simonetti.
Sin embargo, esta tarea no debería comenzar una vez que aparece el conflicto. Para el especialista, una adecuada gestión preventiva permite que la empresa tenga claridad sobre las funciones y obligaciones desde el inicio de la relación laboral.
“La documentación no debería comenzar cuando aparece el conflicto. La prevención parte mucho antes, con funciones claras, procedimientos conocidos y registros que se mantengan de manera oportuna y objetiva”, afirma.
En esa línea, explica que una buena trazabilidad permite demostrar qué se esperaba del trabajador, qué ocurrió y cómo fue abordada la situación. “Una buena trazabilidad no busca preparar una sanción, sino entregar elementos objetivos para tomar una decisión informada y jurídicamente respaldada”, agrega.
En tanto, Villagra afirma que “mantener estos antecedentes de forma ordenada permite que la empresa pueda dar seguimiento a la situación y evaluar si se trata de un hecho aislado o de un problema que se repite en el tiempo. Para una pyme, esto también ayuda a evitar decisiones basadas únicamente en percepciones y facilita que las medidas que eventualmente se adopten tengan relación con hechos concretos y verificables”.
Evitar decisiones impulsivas
Otro aspecto clave es la forma en que el empleador enfrenta el problema. Aplicar una medida sin revisar previamente los antecedentes puede aumentar el riesgo de que el caso termine en una disputa laboral.
“Uno de los principales errores es tomar decisiones impulsivamente, sin revisar previamente los antecedentes. También recomendaría evitar sancionar sin respaldo suficiente, desconocer lo que establecen el contrato o el reglamento interno, aplicar criterios diferentes frente a situaciones similares o intentar reunir antecedentes solamente después de que surge un conflicto”, advierte Simonetti.
La consistencia también resulta relevante. Si existen situaciones similares dentro de la organización, aplicar criterios distintos sin una justificación puede generar cuestionamientos respecto de la decisión adoptada.
Por eso, antes de sancionar, la empresa debería analizar los hechos y determinar qué medida resulta proporcional a la situación. En algunos casos, esto puede implicar conversar con el trabajador y aclarar lo ocurrido, mientras que en otros, adoptar una medida disciplinaria cuando exista fundamento para ello.
“En mi opinión, lo importante es que la decisión sea proporcional a los hechos y esté respaldada por antecedentes objetivos”, señala.
En situaciones de mayor gravedad, el empleador puede evaluar otras alternativas, incluido el término del contrato, siempre que se configure una causal establecida por la legislación laboral.
